Guía de Uso de Redes Sociales para miembros de tu Empresa

El uso de redes sociales en México es cada vez mayor. Cada día se suman más personas y empresas a esta plataforma digital buscando integrarse a esta nueva forma de comunicación. A través de dichas redes sociales (Twitter, Facebook, Linkedin, Hi5, etc.) se están generando conversaciones sobre tu marca o tu empresa en tiempo real, y te guste o no, están hablando bien o mal de tu oferta de productos, servicios, atención, etc. De tal forma que actualmente, un mayor número de empresas están consolidando su presencia en Internet y adoptando estas nuevas herramientas para acercarse a sus clientes. Así que, si ya integraste las redes sociales a tu estrategia de mercadotecnia o estás pensando hacerlo, es recomendable que consideres comunicar a tus colaboradores una guía clara para el uso (personal) adecuado de las mismas. ¿Por qué? Una vez que las empresas deciden incorporarse a las redes sociales, dado que los empleados son parte de la misma, de alguna forma son portavoces indirectos de ella. Por lo tanto, es importante que su comportamiento en las redes sociales sea consistente con la filosofía de la misma. Generar una guía sobre el uso adecuado de redes sociales para miembros de la empresa ayuda a clarificar los principios bajo los cuales los empleados pueden seguir usando sus cuentas personales, en estas redes sociales, sin afectar de forma indirecta o directa la imagen de la empresa y sin coartar su participación en las mismas. De alguna forma, estos principios, deben ir ligados a la ética y valores de la empresa. Esto no consiste en imponer reglas y lineamientos adicionales, sino en buscar una forma de extenderles una invitación a seguir los valores organizacionales en todas sus formas de comunicación en donde pudieran llegar a ser afectados. Es importante que la empresa asuma que no puede intervenir con la privacidad de sus colaboradores y debe respetarla, pero de igual forma los empleados deben comprender que ya sea fuera o dentro de la empresa, su comportamiento puede tener repercusiones para con la misma. Algunos consejos: 1.Es importante que si eres el dueño o responsable de la empresa pongas el ejemplo sobre el uso y comportamiento que te gustaría tuvieran tus empleados en las redes sociales con el fin de promover el uso responsable de las mismas. 2.Realiza sesiones de instrucción y capacitación a tus empleados sobre la guía y el buen uso de las redes sociales. En el caso de nuevas contrataciones, puedes aprovechar la sesión de inducción a la empresa. ¿Qué incluir? Dependiendo de las necesidades de la empresa y del nivel de restricción sobre el uso adecuado de redes sociales, serán el tipo de lineamentos. Algunos puntos básicos a considerar en la guía son: •Escuchar antes de hablar: Antes de entrar en alguna conversación, es necesario conocer el contexto de la misma y analizar si realmente vale la pena unirse a la conversación. •Identificarse: Decir quién eres, en donde trabajas, tus funciones, y dejar claro que los comentarios personales no representan la ideología de la empresa. •Ser profesional: Participar en las redes sociales e imprimir la parte profesional. Una recomendación es, si no desean mezclar temas personales con laborales, tener perfiles públicos y privados respectivamente. •Argumentar con las ideas: Participar en discusiones centrándose en las ideas, no en la personas. Mantener la cabeza fría para argumentar siempre sobre las ideas. •Citar la fuente: Siempre que se mencione algún hecho será importante citar la fuente y darle la atribución a la misma. •Actuar con cautela: Todo lo escrito en las redes sociales se queda para la historia. Cuidar lo que se dice es fundamental, ya que todo quedará guardado para la posteridad. •Dar seguimiento: Si te conviertes en el punto de contacto con algún cliente, o respondes a un problema, te quedas con él, y tendrás que asegurarte del seguimiento hasta que quede resuelto. •Definir canales adecuados: Establecer claramente los canales oficiales de la empresa para establecer contacto con los clientes. Recuerda que el uso de redes sociales te ofrece diversas posibilidades, desde generar valor y conciencia de marca, ofrecer servicio al cliente hasta obtener información para conocer a tu mercado, etc. Sin embargo, la ausencia de una guía de conducta para los empleados en las redes sociales, puede provocar que tus colaboradores, hablen con un lenguaje inapropiado, hablen mal de la compañía, entre otros; lo cual puede afectar negativamente la imagen y percepción de tu empresa.

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Fuente: Network Information Center México